Plan d’accessibilité 2026-2028

Table des matières

Renseignements généraux

Supports de remplacement

Le Bureau du secrétaire du gouverneur général (BSGG) est heureux de présenter son plan sur l’accessibilité pour la période allant de 2026 à 2028. Si vous avez besoin de le consulter dans un autre format, veuillez en faire la demande par la poste, par courriel ou par téléphone, en utilisant les informations énoncées sous la rubrique « Informations sur la personne-ressource » (voir ci-dessous). Le BSGG s’efforcera de répondre dès que possible aux demandes d’obtenir le plan en format papier, en gros caractères, en braille, en format audio ou en format électronique compatible avec les technologies d’adaptation.

Processus de rétroaction

Le BSGG a désigné une personne responsable de l’accessibilité comme point de contact pour recevoir la rétroaction concernant le plan d’accessibilité, la mise en œuvre de ce plan et les obstacles que peuvent rencontrer les personnes qui interagissent avec le BSGG d’une manière ou d’une autre. Ces personnes peuvent soumettre leur rétroaction par la poste, par courriel, par appareil de télécommunication pour sourds (ATS), ou par téléphone en utilisant les renseignements énoncés sous la rubrique « Informations sur la personne‑ressource » (voir ci-dessous). Nous acceptons aussi les commentaires présentés de manière anonyme. Veuillez toutefois prendre note que ceux-ci ne pourront faire l’objet d’un accusé de réception.

Informations sur la personne-ressource

À l’attention de : Responsable de l’accessibilité, BSGG
Numéro de téléphone : 343-576-7483
Numéro sans frais ATS : 1-800-465-6890
Adresse postale : 1, promenade Sussex
Ottawa (Ontario) K1A 0A1
Adresse courriel : accessibility-accessibilite@gg.ca

Consultations

Conformément au principe « rien sur nous, sans nous », le BSGG continuera, dans le cadre du Plan sur l’accessibilité 2026-2028, de consulter régulièrement les employés, les visiteurs et les groupes concernés par les obstacles rencontrés dans l’organisation.

Au cours des dernières années, le BSGG a progressivement renforcé ses mécanismes de consultation en passant d’un sondage interne à un modèle basé sur des discussions en table ronde facilitée, menées auprès de toutes les directions. Ce nouveau modèle a permis d’obtenir des informations plus nuancées, comparables et utiles à l’identification des obstacles réels.

Pour le prochain cycle, le BSGG maintiendra et bonifiera cette approche afin d’assurer :

  • une collecte systématique, cohérente et uniforme de l’information;
  • la participation active des employés qui vivent ou constatent des obstacles;
  • l’intégration progressive de la rétroaction du public, des visiteurs et des groupes de personnes en situation de handicap;
  • la consultation proactive de partenaires internes et externes lorsque les enjeux le requièrent.

Ces consultations viendront appuyer l’élaboration des rapports d’étape annuels ainsi que l’ajustement continu des actions prévues dans le présent plan.

Méthodologie de collecte de la rétroaction

Afin de mieux recenser les obstacles vécus par les employés et les visiteurs, le BSGG utilisera une combinaison de mécanismes formels et informels pour recueillir la rétroaction tout au long du cycle 2026-2028.

Ces mécanismes incluront :

Discussions annuelles en table ronde

  • organisées dans chacune des directions
  • menées par un facilitateur des ressources humaines
  • basées sur les six domaines prévus par la Stratégie sur l’accessibilité au sein de la fonction publique du Canada
  • appuyées par une définition commune et uniformisée de l’accessibilité
  • accompagnées d’une prise de notes centralisée pour assurer la cohérence à l’échelle de l’organisation

Intégration de questions sur l’accessibilité dans les sondages internes

À compter de 2026, deux questions portant spécifiquement sur l’accessibilité, incluant les obstacles rencontrés et les besoins en mesure d’adaptation, seront ajoutées au Sondage sur le sentiment d’appartenance, un sondage interne trimestriel du BSGG.

L’objectif est de :

  • recueillir de manière continue une rétroaction anonymisée sur les enjeux d’accessibilité
  • repérer les tendances émergentes et les préoccupations récurrentes
  • soutenir l’amélioration constante des pratiques ministérielles en matière d’accessibilité

Les résultats feront l’objet d’analyses régulières et éclaireront la planification annuelle ainsi que les futures versions du plan triennal.

Mécanismes pour les visiteurs, récipiendaires et invités

  • possibilité de soumettre de la rétroaction après une visite ou un événement
  • prise en compte systématique des commentaires touchant les besoins d’adaptation
  • utilisation des rétroactions pour ajuster les services publics et les mesures d’appui lors des événements.

Rétroaction anonyme et continue

  • l’adresse courriel accessibilite-accessibility@gg.ca est utilisée comme point central pour recevoir les commentaires liés à l’accessibilité
  • les messages sont traités de manière confidentielle et analysés pour repérer les thèmes récurrents
  • une réponse proactive est fournie lorsque les enjeux soulevés relèvent directement de l’accessibilité

Emploi

Contexte actuel

Le BSGG exerce ses responsabilités en matière de gestion des ressources humaines dans le cadre des lois, politiques et directives applicables à l’administration publique centrale, dont la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, la Loi sur l’équité en matière d’emploi, la Loi canadienne sur l’accessibilité et les obligations en langues officielles. En tant que petit ministère, le BSGG adapte ces exigences à sa réalité opérationnelle tout en visant la création d’un environnement de travail inclusif et exempt d’obstacles.

Le cycle de vie de l’employé, du recrutement à l’entrée en fonction, du perfectionnement au maintien en poste, jusqu’à la transition, constitue la base sur laquelle l’accessibilité doit être intégrée dès la conception. Le BSGG continue de consolider ses processus, outils et pratiques afin d’assurer un accès équitable aux possibilités d’emploi, au développement professionnel et aux mesures d’adaptation nécessaires pour permettre à tous les employés de participer pleinement au milieu de travail.

Le BSGG met également à la disposition des gestionnaires et des employés les ressources nécessaires pour comprendre leurs rôles et responsabilités en matière d’accessibilité, notamment en ce qui touche les mesures d’adaptation, la dotation inclusive et la gestion des pratiques de travail accessibles.

Obstacles identifiés

  • Processus de demandes d’adaptation non uniforme et peu structuré
  • Manque d’outils et de ressources pour soutenir les gestionnaires
  • Information insuffisante sur l’accessibilité lors de l’entrée en fonction des nouveaux employés

Engagements et actions prévues

Uniformiser et moderniser le processus de demandes d’adaptation

À partir de 2026, le BSGG mettra en place un processus officiel pour la gestion des demandes d’adaptation afin d’assurer un traitement équitable, uniforme et structuré des demandes. Cela inclura :

  • une procédure claire décrivant les étapes, délais, rôles et responsabilités
  • un guide pratique destiné aux gestionnaires et superviseurs

Soutenir les gestionnaires : outils, formation et ressources

Pour répondre directement aux besoins exprimés lors des tables rondes, le BSGG développera :

  • une formation interne sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation et les rôles des gestionnaires
  • une activité de sensibilisation lors du lancement du Passeport pour l’accessibilité
  • un répertoire interne regroupant différents outils pour soutenir la gestion
  • des séances de sensibilisation au personnel et aux gestionnaires sur l’accessibilité, incluant les besoins des personnes neurodivergentes et de celles ayant des handicaps invisibles

Intégrer l’accessibilité dans le recrutement

Le BSGG renforcera l’intégration de l’accessibilité dans les pratiques de dotation en :

  • améliorant le contenu du guide d’accueil (onboarding) afin que les nouveaux employés sachent comment demander une mesure d’adaptation
  • offrant un appui plus clair aux gestionnaires d’embauche, incluant des outils pour :
    • identifier les exigences de travail pouvant présenter un obstacle;
    • adapter les évaluations (heures supplémentaires, entrevues virtuelles, formats alternatifs, etc.).

Environnement bâti

Contexte actuel

Le BSGG exerce ses activités dans un ensemble d’édifices historiques situés à Ottawa et à Québec. La majorité de ces bâtiments, dont Rideau Hall, la Résidence de la Citadelle et les bureaux de la Chancellerie sont la propriété de partenaires fédéraux, tels que la Commission de la capitale nationale (CCN) et Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC). Le BSGG continuera de travailler en partenariat avec la CCN pour combler les lacunes importantes qui subsistent et qui ont été relevées dans l’évaluation de l’accessibilité universelle de Rideau Hall réalisée en 2020.

Obstacles identifiés

  • Absence d’un processus centralisé permettant de documenter et suivre les obstacles liés à l’environnement bâti.
  • Obstacles sensoriels persistants dans les espaces intérieurs (éclairage intense, acoustique inadéquate, bruits ambiants).
  • Limitations structurelles et patrimoniales restreignant la mise en œuvre rapide d’améliorations en accessibilité.

Engagements et actions prévues

Suivi structuré des obstacles liés à l’environnement bâti

  • Mettre en place et maintenir un registre centralisé permettant de consigner, de classer et de suivre l’évolution des obstacles observés.
  • Prioriser les enjeux en fonction de leur incidence sur l’accessibilité, la sécurité et l’expérience des utilisateurs.
  • Assurer une transmission régulière et cohérente de ces informations aux partenaires propriétaires.

Collaboration renforcée avec les partenaires responsables

  • Participer activement aux rencontres régulières avec la CCN, SPAC, la Gendarmerie royale du Canada et le Royal 22e Régiment.
  • Communiquer de manière systématique les obstacles observés dans les espaces utilisés par les employés, les visiteurs et les invités.
  • Contribuer aux évaluations d’accessibilité en clarifiant les besoins opérationnels du BSGG.

Améliorations réalisables dans les espaces sous contrôle fonctionnel

Même si le BSGG ne gère pas l’infrastructure, certaines mesures peuvent être mises en œuvre directement :

  • Poursuivre l’acquisition progressive de postes de travail ajustables.
  • Mettre à disposition, lorsque pertinent, des solutions d’atténuation de l’éclairage (p. ex., filtres ou diffuseurs de lumière) et des outils de réduction du bruit (p. ex., écouteurs antibruit).
  • Optimiser la configuration des salles de réunion pour améliorer l’audibilité, la visibilité et la participation.

Soutien à l’accessibilité lors des activités publiques

  • Collaborer avec la CCN et SPAC pour assurer que les parcours destinés aux visiteurs et invités demeurent sécuritaires, accessibles et clairement indiqués.
  • Documenter les obstacles rencontrés lors d’événements et veiller à ce que ces constats soient intégrés au registre interne.
  • S’assurer que les équipes d’accueil disposent de l’information nécessaire lorsque des visiteurs requérant une aide particulière sont attendus.

Communication claire et proactive sur l’accessibilité des lieux

  • Mettre à jour, au besoin, les renseignements destinés aux visiteurs sur les accès, parcours et options d’accommodement disponibles.
  • Aviser les employés de tout changement temporaire pouvant affecter l’accessibilité (p. ex., travaux, fermetures partielles, restrictions).

Technologies de l’information et des communications

Contexte actuel

À mesure que le BSGG modernise ses processus internes et adopte davantage d’outils numériques, l’accessibilité technologique devient un élément essentiel de l’expérience des employés et des visiteurs. Même si plusieurs infrastructures technologiques sont fournies par des partenaires centraux, le BSGG demeure responsable de promouvoir des pratiques internes accessibles, de soutenir l’utilisation inclusive des outils numériques et d’assurer la conformité aux normes fédérales en matière d’accessibilité numérique.

Le BSGG reconnaît également l’importance d’outiller son personnel afin que les documents, présentations, outils collaboratifs et communications électroniques soient conçus selon les bonnes pratiques d’accessibilité dès leur création. L’organisation poursuivra ses efforts pour renforcer cette capacité et pour intégrer l’accessibilité à mesure que les technologies évoluent.

  • Veiller à ce que tout nouveau système, logiciel ou équipement acquis respecte les normes d’accessibilité modernes et soit « accessible par défaut ».
  • Collaborer avec les fournisseurs internes et externes pour évaluer les fonctionnalités d’accessibilité lors de l’acquisition ou de la mise à niveau de technologies.

Consolider les directives et pratiques internes relatives à l’accessibilité numérique

  • Continuer d’utiliser et de diffuser les gabarits accessibles créés au cours du cycle précédent, notamment pour les besoins simples et courants.
  • Fournir un soutien spécialisé pour les documents plus complexes nécessitant des ajustements techniques ou une mise en page HTML conforme aux Règles pour l’accessibilité des contenus Web ou WCAG (réalisé par l’équipe Web du BSGG).

Former et outiller le personnel en matière d’accessibilité numérique

  • Offrir une formation annuelle destinée à l’ensemble des employés sur :
    • les nombreuses fonctionnalités d’accessibilité intégrées dans Microsoft 365 (dictée, lecture à voix haute, sous-titres, contraste, navigation structurée, etc.);
    • les fonctionnalités offertes dans Windows, notamment le centre d’accessibilité, les paramètres visuels et auditifs, et les options de participation numérique.
  • Introduire des séances d’information sur le Programme d’accessibilité, d’adaptation et de technologie informatique adaptée (AATIA) afin de faire connaître les services disponibles et les options technologiques pouvant appuyer les employés.
  • Créer un guide interne simplifié répertoriant les fonctionnalités d’accessibilité numériques les plus couramment utilisées.

Améliorer l’accessibilité des rencontres virtuelles et hybrides

  • Promouvoir l’utilisation des sous-titres automatiques lors des réunions virtuelles, lorsque la plateforme le permet.
  • Renforcer les bonnes pratiques pour les présentations (taille des polices, contrastes, accès aux diapositives).
  • Optimiser l’utilisation des paramètres Teams et PowerPoint favorisant la participation inclusive.

Diffuser les ressources de soutien et assurer une meilleure visibilité interne

  • Mettre en place une section intranet centralisée sur l’accessibilité numérique (directives, outils, tutoriels, formation, services AATIA).
  • Mettre en valeur, de façon périodique, des outils ou fonctionnalités pouvant soutenir les employés ayant des limitations sensorielles ou cognitives.

Communications*, autres que les technologies de l’information et des communications

*Les communications comprennent l’utilisation de l’American Sign Language (ASL), de la langue des signes du Québec et des langues des signes autochtones.

Contexte actuel

Le BSGG produit et diffuse l’ensemble des communications publiques liées à la gouverneure générale du Canada. À ce titre, il doit s’assurer que tous les produits, activités et services de communication respectent les normes les plus élevées d’accessibilité et d’inclusion, conformément à la Politique sur les communications et l’image de marque et à la Norme sur l’accessibilité des sites Web du Conseil du Trésor.

Le BSGG utilise divers canaux de diffusion : site Web, réseaux sociaux, produits imprimés, matériel promotionnel, outils numériques, qui doivent tous répondre aux exigences fédérales en matière d’accessibilité (p. ex., HTML accessible, texte de remplacement, légendes, contrastes, formats alternatifs sur demande).

Les mesures déjà en place comprennent notamment l’utilisation systématique de texte alternatif sur les images numériques, l’application du langage clair dans les produits écrits, l’intégration de l’inclusion visuelle dans le choix des images, ainsi que l’offre de versions alternatives des contenus publiés lorsqu’elles sont demandées.

Obstacles identifiés

  • Expertise interne limitée en communications accessibles.
  • Absence d’uniformité dans l’application du langage clair et des formats accessibles.
  • Besoin d’amélioration continue de l’accessibilité du site Web et des contenus numériques.

Engagements et actions prévues

Renforcer l’expertise en communications accessibles

  • Offrir des formations ciblées aux employés et gestionnaires (Bureau de la collectivité des communications, École de la fonction publique du Canada (EFPC), webinaires spécialisés).
  • Soutenir l’accès à des ressources externes pour les produits nécessitant une expertise avancée (p. ex., HTML complexe).

Améliorer l’accessibilité du site Web et des plateformes numériques (version condensée)

  • Finaliser la migration vers Drupal 10 et améliorer la navigation, la structure et le contraste.
  • Appliquer systématiquement les pratiques d’accessibilité numérique : texte de remplacement, légendes, transcriptions, descriptions d’images bilingues et gabarits accessibles.
  • Mettre à jour les directives internes de publication accessible et effectuer des vérifications ponctuelles de conformité (pages les plus consultées).

Harmoniser les communications écrites et maintenir l’accès à des formats alternatifs

  • Utiliser un langage simple et exempt de jargon dans les communications internes et externes.
  • Utiliser les outils intégrés (Microsoft, Copilot) pour valider la lisibilité et l’accessibilité des contenus.
  • Offrir, sur demande, des versions en texte brut, des copies papier, des versions audio ou autres formats alternatifs.
  • Faciliter, lorsque requis et opérationnellement possible, l’accès à l’interprétation en langues des signes pour les événements de communication.

Obstacles identifiés

  • Difficulté à identifier et intégrer systématiquement les critères d’accessibilité dès l’étape de définition des besoins
  • Manque de clarté ou de compréhension uniforme quant aux responsabilités en matière d’accessibilité
  • Capacité interne limitée en matière d’approvisionnement accessible et pour suivre l’évolution rapide des politiques et outils gouvernementaux

Engagements et actions prévues

Intégrer l’accessibilité dès la définition des besoins

  • Tenir compte des critères d’accessibilité dans les descriptions de besoins, cahiers des charges et demandes de services, lorsque cela est possible et approprié.
  • Documenter clairement les justifications lorsque l’inclusion de ces critères n’est pas réalisable.
  • Orienter les propriétaires fonctionnels sur la manière d’identifier les considérations d’accessibilité pour les biens, services ou installations demandés.

Moderniser et harmoniser les procédures internes d’approvisionnement

  • Intégrer des outils simples : modèles, listes de vérification, repères opérationnels, afin de soutenir les employés dans la prise en compte de l’accessibilité.
  • S’assurer que les pratiques internes sont alignées avec les obligations de la Loi canadienne sur l’accessibilité.

Renforcer les compétences internes en approvisionnement accessible

  • Encourager la participation continue aux formations offertes par SPAC, l’EFPC et autres activités d’apprentissage pertinentes.

Collaborer avec les partenaires fédéraux pour assurer la conformité et la qualité

  • Consulter SPAC lorsque des demandes complexes ou hautement techniques l’exigent.
  • Suivre l’évolution des politiques, outils et lignes directrices gouvernementales.
  • Participer aux communautés de pratique lorsque possible, afin de demeurer aligné avec les autres petits organismes de la fonction publique.

Conception et prestation de programmes et de services

Contexte actuel

Les programmes et les services du BSGG soutiennent l’ensemble des rôles constitutionnels, cérémonials et d’État de la gouverneure générale. Ils incluent les activités officielles tenues à Rideau Hall et à la Citadelle, les cérémonies honorifiques, les activités éducatives, les visites guidées, les événements publics, ainsi que les programmes administrés par la Chancellerie des distinctions honorifiques et l’Autorité héraldique du Canada.

Ces activités impliquent une vaste diversité de participants : visiteurs, invités, récipiendaires, élèves, membres du public, dignitaires, partenaires externes et membres des Forces armées canadiennes. Elles s’appuient sur des processus variés — mise en candidature, analyse, décision, communication, cérémonial, remise de distinctions — qui exigent une attention particulière à l’accessibilité à chacune des étapes.

Dans les deux résidences officielles, Rideau Hall et la Citadelle, le BSGG offre également des programmes éducatifs, des activités publiques et des visites guidées. L’accessibilité doit y être intégrée dès la conception afin que les personnes de toutes capacités puissent participer pleinement, qu’il s’agisse d’accès physique, d’information préalable, de soutien sur place ou de mesures d’adaptation.

Dans le domaine des distinctions honorifiques, le BSGG gère l’ensemble du cycle de vie des mises en candidature et des demandes, principalement au moyen de portails électroniques. À mesure que ces processus évoluent, l’organisation vise à renforcer l’accessibilité de l’information, des formulaires, des communications avec les candidats et des interactions avec les récipiendaires.

Le BSGG poursuivra ses efforts pour que l’ensemble des programmes et services — qu’ils soient publics, cérémonials ou administratifs — soient conçus, présentés et adaptés de manière inclusive pour répondre aux besoins d’une diversité de participants, incluant les personnes vivant avec des handicaps visibles, invisibles ou sensoriels.

Obstacles identifiés

  • Absence d’un cadre uniforme pour intégrer l’accessibilité dans la planification des visites, cérémonies et activités publiques.
  • Besoin d’améliorer l’accessibilité des outils et processus de la Chancellerie.
  • Manque de mécanismes structurés pour soutenir les visiteurs, récipiendaires et participants ayant des besoins d’adaptation.

Engagements et actions prévues

Intégrer l’accessibilité dès la conception des programmes et services publics

  • Appliquer systématiquement le principe « accessible par défaut » lors de la planification des visites, cérémonies, activités éducatives et événements.
  • S’assurer que les communications envoyées aux invités et aux visiteurs incluent toujours une invitation claire à déclarer, de manière prévoyante, tout besoin d’adaptation.
  • Maintenir et mettre à jour annuellement le scénario social pour Rideau Hall et la Citadelle, incluant photos, descriptions simples et parcours clair.
  • Continuer d’améliorer la page « Planifier votre visite » (transport, accès, toilettes accessibles, demande d’accommodement).

Renforcer l’accessibilité des processus de distinctions honorifiques (Chancellerie)

  • Étendre progressivement la collecte volontaire de données de diversité aux nominateurs, afin de mieux cerner les groupes sous-représentés et adapter les stratégies de mobilisation.
  • Poursuivre l’utilisation de formulaires accessibles (HTML et PDF avec champs de saisie) pour les demandes d’emblèmes héraldiques et améliorer leur convivialité lorsque requis.
  • Maintenir des communications écrites claires, simples et neutres du point de vue du genre dans toutes les correspondances avec les récipiendaires et les nominateurs.
  • Améliorer la clarté du site Web et des sections numériques de la Chancellerie, incluant les descriptions d’images bilingues et rédigées en langage simple.

Améliorer l’accompagnement offert aux visiteurs et aux participants

  • Assurer que des outils d’appui à la compréhension soient disponibles lors de rencontres ou d’événements (casques de transmission audio pour optimiser la clarté du son, feuilles et stylos pour la prise de notes, supports visuels simples).
  • Faciliter, lorsque requis et réalisable, l’accès à l’interprétation en langue des signes pour certains événements officiels.

Renforcer la capacité interne en matière d’accessibilité des services

  • Maintenir l’examen interne continu des procédures et documents utilisés dans les programmes (communications aux nominateurs, instructions aux visiteurs, consignes de cérémonie) afin d’en assurer la clarté, la simplicité et l’absence d’obstacles.
  • Documenter et analyser les commentaires reçus de la part des visiteurs, des récipiendaires et des participants afin d’orienter les améliorations futures.

Améliorer l’accessibilité numérique des programmes et services

  • Assurer que les plateformes de mise en candidature, portails électroniques et formulaires en ligne demeurent compatibles avec les technologies d’assistance et respectent les pratiques exemplaires d’accessibilité.
  • Lorsque des lacunes sont identifiées, collaborer avec les partenaires internes ou externes pour ajuster la structure, la navigation et les formats utilisés.
  • Maintenir et mettre à jour les descriptions d’images bilingues et en langage simple pour les contenus numériques liés aux programmes et cérémonies.

© Sa Majesté le Roi du chef du Canada, représenté par le Bureau du secrétaire du gouverneur général (2025)

Numéro de catalogue SO4-3F-PDF

ISSN 2817-1349