Le Bureau du secrétaire du gouverneur général (BSGG) s’engage à offrir des sites Web qui respectent la confidentialité des visiteurs. L’avis de confidentialité résume les pratiques de protection des renseignements personnels pour les activités en ligne du BSGG. Cela signifie que vous serez avisé de la raison pour laquelle vos renseignements personnels sont recueillis et de la façon d’exercer vos droits d’accès à l’information.

Votre confidentialité et Internet

La nature d’Internet est telle que les serveurs recueillent automatiquement certaines informations concernant la visite d’un site Web, y compris l’adresse du protocole Internet (IP). L’adresse IP consiste en une série de numéros uniques accordés par les fournisseurs de services Internet (FSI) à tous les appareils utilisés pour accéder à Internet. Les serveurs Web enregistrent automatiquement les adresses IP des visiteurs. Cette adresse, en soi, ne permet pas d’identifier une personne. Par contre, dans certaines circonstances, comme avec la coopération d’un FSI par exemple, elle peut être utilisée pour identifier une personne qui visite ce site. Pour cette raison, le BSGG juge que l’adresse IP est un renseignement personnel, surtout lorsqu’il est accompagné d’autres données qui sont recueillies automatiquement lorsqu’un visiteur demande une page Web, comme la page consultée, la date et l’heure de la visite.

À moins d’avis contraire, le BSGG ne recueille pas automatiquement d’information précise à votre sujet, telle que votre nom, numéro de téléphone ou adresse de courriel. Le BSGG peut obtenir ce genre d’information uniquement si vous la fournissez, par exemple, dans un courriel ou en remplissant un formulaire en ligne. Le cas échéant, la façon dont sont traités vos renseignements personnels est précisée dans un énoncé de collecte de renseignements personnels.

Lorsque les services sont fournis par des organisations de l’extérieur du BSGG, comme les plateformes de médias sociaux ou les applications mobiles, les adresses IP peuvent être enregistrées par un serveur Web du tiers fournisseur de services.

Communiquer avec le Bureau du secrétaire du gouverneur général

Si vous choisissez d’envoyer un courriel au Bureau du secrétaire du gouverneur général (BSGG) ou remplissez un formulaire de rétroaction en ligne, vos renseignements personnels sont utilisés par le BSGG pour répondre à votre demande. Les renseignements personnels que vous fournissez ne seront partagés avec une autre institution gouvernementale que si votre demande porte sur cette institution. Le BSGG n’utilise pas ces renseignements personnels pour créer des profils individuels et ne peut pas les divulguer, sauf aux autres institutions du gouvernement fédéral qui sont concernées par cette demande. Les courriels et autres méthodes électroniques utilisées pour communiquer avec le BSGG ne sont pas sécuritaires, à moins qu’il ne soit précisé autrement dans la page Web. Il est donc recommandé de ne pas transmettre des renseignements personnels sensibles, comme votre numéro d’assurance sociale ou votre date de naissance, par l’entremise d’une voie électronique non sécurisée.

Médias sociaux de tiers

L’utilisation des médias sociaux par le BSGG est une prolongation de sa présence Web. Les comptes de médias sociaux sont publics et ne sont pas hébergés par les serveurs du BSGG. Les utilisateurs qui décident d’interagir avec nous par l’entremise de ces médias doivent lire les conditions de service et les politiques de confidentialité de ces tiers fournisseurs de services et des applications utilisées pour y avoir accès. Le BSGG utilise Facebook, X, Instagram, et YouTube.

Les renseignements personnels que vous fournissez au BSGG par l’entremise de comptes de médias sociaux sont recueillis afin de saisir des conversations (p. ex., questions et réponses, commentaires, « j’aime », gazouillis partagés entre vous et le BSGG. Ils peuvent être utilisés pour répondre à des demandes, effectuer des évaluations statistiques ainsi qu’à des fins d’établissement de rapports. Tout commentaire en violation avec la loi canadienne sera radié et divulgué aux autorités compétentes. Les commentaires publiés qui enfreignent aux règles de participation seront également supprimés.

Témoins

Des témoins surveillent l'utilisation du site, déterminent les sites visités précédemment ou facilitent l'utilisation de sections sécurisées de son site. Un témoin est un fichier qu'un site Web place à votre insu sur votre disque dur pour surveiller l'utilisation que vous faites du site. Les témoins que nous utilisons ne nous permettent pas d'identifier des personnes; ils servent à générer des statistiques sur la structure du trafic et à évaluer et à améliorer l'efficacité du site.
Nous utilisons deux types de témoins :

• Témoins temporaires – Ce type de témoin fait partie intégrante du processus d'identification de certaines de nos applications en ligne. Il s'agit d'une mesure de sécurité visant à déterminer si vous êtes bien la personne que vous prétendez être et à vous fournir les renseignements confidentiels qui figurent dans votre compte pendant une session de travail. Aucun renseignement personnel n'est enregistré dans les témoins temporaires, qui sont stockés dans la mémoire temporaire de votre navigateur (mémoire cache). Les témoins ne sont plus valides lorsque vous fermez votre session et ils sont supprimés lorsque vous fermez votre navigateur.
• Témoins permanents – Ces témoins peuvent être relus lorsque vous retournez sur le site qui les a placés sur votre ordinateur. Les renseignements stockés dans ces témoins sont enregistrés sur votre disque dur et y demeurent jusqu'à leur date d'expiration. Ils servent à identifier les utilisateurs, à personnaliser les fonctions (p. ex. retenir la langue officielle que vous préférez) et à surveiller la structure du trafic en provenance de notre site et vers celui-ci. Pour obtenir plus de renseignements sur les mesures de surveillance que nous utilisons, consultez la section « Google Analytics » ci-dessous.

Vous pouvez ajuster les paramètres de votre navigateur de sorte à rejeter les témoins. Toutefois, ceci pourrait avoir une incidence sur votre capacité d’interagir avec le site Web du BSGG.

Google Analytics

Google Analytics, un service d'analyse Web fourni par Google inc., est utilisé pour analyser la structure du trafic en provenance de notre site Web public, vers notre site et à l'intérieur de celui-ci. Cet outil de mesure analytique utilise des témoins temporaires et permanents pour recueillir des données standards de fichiers journaux Internet et pour surveiller de façon anonyme les données relatives aux habitudes des visiteurs. Les témoins permanents sont placés sur votre ordinateur et viennent à échéance deux ans après votre dernière visite sur notre site Web. Les renseignements générés par les témoins sur l'utilisation du site Web (y compris votre adresse IP sous forme abrégée pour assurer l’anonymat) sont transmis à Google. Aucun renseignement personnel permettant de vous identifier n'est enregistré ou fourni à Google. Ces renseignements anonymes servent à évaluer l'utilisation du site du BSGG et à produire des rapports statistiques sur l'activité dans le site. Les données d'ensemble et les rapports statistiques ne sont utilisés que pour rendre notre site plus utile pour les visiteurs et ils ne sont communiqués qu'aux gestionnaires Web et aux autres employés désignés qui ont besoin de cette information pour remplir leurs fonctions.

L'outil de mesure Google Analytics N'EST PAS UTILISÉ sur les sites sécurisés.

Vous trouverez sur le site Web de Google de plus amples renseignements sur Google Analytics, notamment les règles de confidentialité qui s'appliquent.

Si vous le souhaitez, vous pouvez choisir de ne pas être surveillé par Google Analytics en désactivant ou en refusant les témoins, en désactivant JavaScript dans votre navigateur ou en installant le Module complémentaire de navigateur pour la désactivation de Google Analytics. En désactivant Google Analytics ou JavaScript, vous pourrez accéder à des renseignements ou à des services comparables sur notre site Web. Cependant, si vous désactivez les témoins temporaires, vous pourrez accéder à notre site Web public, mais vous pourriez avoir des problèmes à accéder aux services sécurisés.

Veiller à la sécurité du site Web du BSGG

Le BSGG utilise des logiciels pour suivre le trafic sur le réseau et pour repérer les essais non autorisés de téléchargement ou de modification de renseignements ou encore les tentatives d’accès visant à causer des dommages. Le logiciel reçoit et enregistre l’adresse IP de l’ordinateur qui a communiqué avec notre site Web, la date et l’heure de la visite et les pages consultées. Nous ne tentons pas d’établir de lien entre ces adresses et l’identité des utilisateurs qui consultent notre site Web à moins d’avoir détecté une tentative de dommage à notre site.

Ces données sont recueillies conformément à l’article 161 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Ces renseignements peuvent être communiqués aux organismes chargés de l'application de la loi que si l’on soupçonne des activités criminelles possibles. De tels renseignements peuvent être utilisés pour établir des statistiques sur la sécurité du réseau, ainsi qu’à des fins de vérification, d’évaluation, de recherche, de planification et d’établissement de rapports.

Pour en apprendre davantage sur ces pratiques

Si vous avez des questions, des commentaires, des préoccupations ou des plaintes concernant l’administration des politiques sur la protection de la vie privée relatives à la présence Web du BSGG, vous pouvez communiquer avec notre coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels par courriel à info@gg.ca ou par écrit au Bureau du secrétaire du gouverneur général, 1 promenade Sussex, Ottawa ON. K1A 0A1.

Si vous n’êtes pas satisfaits de la réponse du BSGG à votre préoccupation concernant la protection de vos renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada par téléphone, en composant le 1-800-282-1376.

Offrir un contenu dans les deux langues officielles

La Loi sur les langues officielles, le Règlement sur les langues officielles – communications avec le public et prestation des services et les exigences stratégiques du Conseil du Trésor sont de rigueur lorsque le Bureau du secrétaire du gouverneur général emploie le français et l'anglais dans la prestation de services ou de communications avec le public. S'il n'y a pas d'obligation d'offrir le contenu dans les deux langues officielles, celui-ci pourrait être offert uniquement dans une des langues officielles. L'information offerte par des entités non régies par la Loi sur les langues officielles n'est diffusée que dans les langues fournies. Toute information dans une langue autre que l'anglais ou le français n'est offerte que par commodité aux visiteurs de notre site Web.

L'établissement d'hyperliens à des sites Web autres que celui du BSGG

Les hyperliens à des sites Web qui ne sont pas gérés par le Bureau du secrétaire du gouverneur général (BSGG) ne sont offerts que par commodité aux visiteurs de notre site Web. Le BSGG n'assume aucune responsabilité quant à la précision, l'actualité ou la fiabilité du contenu. Le BSGG n'offre aucune garantie à cet égard, n'assume aucune responsabilité concernant l'information diffusée par ces liens et n'approuve pas ces sites ou leur contenu.

Il est également important pour les visiteurs de noter que toute information offerte par les sites autres que celui du BSGG, accessibles à l'aide des liens de ce site Web, n'est pas assujettie à la Loi sur les langues officielles et pourrait ne pas être accessibles aux personnes handicapées. Il se pourrait que l'information offerte ne soit disponible que dans les langues employées dans les sites en question. En ce qui a trait aux renseignements personnels, on invite les visiteurs à consulter les politiques de protection des renseignements personnels de ces sites Web non gouvernementaux avant de fournir leurs renseignements personnels.