Les Citoyens ou organismes Canadiens souhaitant obtenir des emblèmes héraldiques officiels doivent envoyer une lettre au héraut d'armes du Canada indiquant qu'ils désirent « recevoir des emblèmes héraldiques émanant de la Couronne du Canada en vertu des pouvoirs exercés par le gouverneur général ».
Les particuliers doivent joindre à leur lettre :
- un formulaire dûment rempli (no. I-2006-1);
- une preuve de citoyenneté canadienne;
- une notice biographique à jour faisant état de leurs diplômes d'études, de leur expérience professionnelle et de leurs contributions bénévoles et communautaires;
- les noms de deux personnes pouvant servir de références.
Les organismes doivent inclure :
- un résumé de leurs antécédents et une copie du document établissant leur existence légale au Canada;
- un rapport annuel ou des états financiers à jour;
- une copie de la résolution de leurs instances dirigeantes demandant la concession d'emblèmes.
La concession d'emblèmes héraldiques, définie comme un honneur, rend hommage à la contribution à la communauté du demandeur. La documentation fournie est donc un instrument clé permettant au héraut d'armes du Canada d'évaluer l'admissibilité de la demande.
Sur la recommandation du héraut d'armes du Canada, le chancelier d'armes (le secrétaire du gouverneur général) ou le vice-chancelier d'armes (le sous-secrétaire de la Chancellerie) signe un mandat autorisant la concession d'emblèmes. une facture pour les frais administratifs est alors envoyée au demandeur.
Chaque dossier est confié à l'un des hérauts d'armes de l'Autorité. Le processus de concession comprend trois grandes étapes : la conception des emblèmes sous forme écrite, la création d'un dessin préliminaire et la production des lettres patentes officielles.
Lorsque les frais administratifs ont été réglés, le héraut d'armes, spécialiste en matière d'emblématique, travaille de concert avec le demandeur à définir les éléments potentiels à inclure, lesquels doivent respecter les règles de l'héraldique. La description écrite des emblèmes, une fois acceptée par le héraut d'armes du Canada, est envoyée au demandeur pour approbation.
Une fois la description écrite approuvée, le demandeur signe une formule d'entente autorisant un des artistes de l'Autorité à préparer un dessin préliminaire des emblèmes. Le dessin est revu par le héraut Fraser, artiste principal de l'Autorité, approuvé par le héraut d'armes du Canada, puis envoyé au demandeur pour approbation.
La troisième étape est celle de la préparation du document de concession. Ce document officiel, appelé lettres patentes, inclut la représentation finale des emblèmes et un texte légal de concession. il est signé par les autorités compétentes et le sceau de l'Autorité héraldique du Canada y est apposé.
Le demandeur choisit le format de ses lettres patentes, soit l'option à une ou deux feuilles. Les lettres patentes sont bilingues et le demandeur indique la langue officielle (français ou anglais) qu'il souhaite voir à la gauche du document. des formules d'entente distinctes sont préparées pour la réalisation du dessin final et pour la calligraphie du document.
La concession est consignée dans le Registre public des armoiries, drapeaux et insignes du Canada et un avis officiel est publié dans la Partie I de la Gazette du Canada sous la rubrique « résidence du gouverneur général ».
Tous les frais doivent être réglés avant que les lettres patentes ne puissent être remises au demandeur.
Le gouvernement du Canada exige que le demandeur assume tous les frais directement liés à la concession d'emblèmes héraldiques.
Il faut prévoir trois types de frais :
- Le montant fixe des frais administratifs pour tous les demandeurs, établi à 435 $ (plus TVH) par arrêté ministériel. une facture est envoyée suite à la signature du mandat autorisant la concession. Veuillez noter que les paiements reçus avant l'émission de la facture seront retournés au demandeur.
- Des frais variables de recherche et/ou de traduction spécialisées, demandés notamment pour couvrir la traduction de devises vers le latin ou vers d'autres langues étrangères. Lorsqu'un dossier nécessite de plus amples recherches, un devis est envoyé au demandeur qui doit payer un supplément au recherchiste.
- Le coût du travail artistique, payé par le demandeur directement à l'artiste désigné par l'Autorité. Le montant maximal prévu est établi avant le début de chaque étape et le demandeur signe des formules d'entente pour signifier son accord. Le travail artistique et la facture de l'artiste, qui doit être acquittée dans les trente jours suivant sa réception, sont acheminés par l'Autorité au demandeur.
Le coût d'un dessin préliminaire varie entre 325 $ et 1 200 $ selon la complexité du dessin et le nombre d'éléments. Le coût augmente si le demandeur souhaite apporter des changements nécessitant la révision du dessin préliminaire ou l'exécution d'un dessin supplémentaire.
Le coût des lettres patentes dépend du format de document retenu par le demandeur, de la complexité du dessin, du nombre d'emblèmes concédés et de l'ajout d'éléments décoratifs.
Deux formats de lettres patentes sont offerts
Une feuille
- dimensions : environ 56 cm (22 po) de hauteur sur 76 cm (30 po) de largeur;
- en-tête : peint à la main;
- texte de concession : calligraphié;
- armoiries, drapeau et insigne : peints à la main, avec or de 24 carats aux endroits requis;
- coût : environ 2 225 $ à 3 500 $ pour le travail artistique et la calligraphie.
Deux feuilles
- dimensions : chaque feuille mesure 56 cm (22 po) de hauteur sur 38 cm (15 po) de largeur;
- en-tête : imprimé en couleurs;
- feuille 1 : texte généré à l'aide de l'ordinateur;
feuille 2 : armoiries, drapeau et insigne peints à la main, avec or de 24 carats aux endroits requis, avec texte de référence calligraphié; - coût : environ 875 $ à 2 000 $ pour le travail artistique et la calligraphie.
En résumé, le coût minimum d'une concession d'armoiries (écu, cimier, heaume, lambrequins et devise) est généralement de l'ordre de 2 400 $, et inclut les frais administratifs, un dessin préliminaire et des lettres patentes (option II).
Le choix de l'option I ainsi que l'ajout de dessins préliminaires supplémentaires, d'un drapeau, d'un insigne, d'écus pour les enfants, ou d'éléments décoratifs augmentent le coût total.
Il faut prévoir en moyenne de 12 à 14 mois à partir du moment où le mandat est signé pour compléter la concession. Le délai peut être plus long si l'étape de création des emblèmes se prolonge ou si les ressources en personnel ne suffisent pas à répondre à la demande.
Il importe de rappeler que les concessions d'emblèmes héraldiques émanent de la Couronne et ont une durée perpétuelle. Par conséquent, le temps nécessaire doit être consacré au processus de concession.
Les emblèmes héraldiques proposés doivent satisfaire à la fois le demandeur et le héraut d'armes du Canada. Ce dernier doit veiller au respect des règles de l'héraldique et au maintien de normes esthétiques de très haut niveau. À cette fin, les hérauts d'armes cherchent à réaliser des emblèmes éloquants et saisissants en créant des contrastes frappants entre un nombre limité de figures et de couleurs.
En ne retenant que les éléments les plus caractéristiques et en mettant à profit les connaissances spécialisées de l'Autorité, le demandeur obtiendra des emblèmes qu'il arborera toujours avec fierté.
La souveraine du Canada doit approuver personnellement, sur recommandation du gouverneur général, toutes les représentations de la couronne royale figurant dans des emblèmes canadiens.
Guide (pdf — 1.2 Mo)
Formulaire (pdf — 49 Ko)